Um sociólogo encontrou-se com um filósofo e ambos passaram a noite a conversar. Quando o sol despertou, o sociólogo disse:
- Que noite fantástica! Ficámos aqui a conversar e discutir coisas importantes. Foi melhor do que passar a noite sozinho a ler um livro.
- Eu achei a noite horrível – disse o filósofo. Foi uma total perda de tempo. Durante todo este tempo, eu procurei dar-lhe as respostas que o fizessem ficar contente e você tentou dizer só o que me agradava.
Esta pequena história mostra que as diferenças de pensamento são construtivas e não devem ser hostilizadas. Nas empresas onde toda a gente concorda com tudo estão, mais tarde ou mais cedo, condenadas ao fracasso.
Isto leva-nos ao conceito de comunicação organizacional interna, cujo processo é fundamental nas organizações e a partir do qual resultam as funções organizacionais.
A maior parte das vezes, as empresas, tendem a relegar para segundo plano a comunicação interna em detrimento da externa, prejudicando a própria competitividade e desenvolvimento, na medida em que é o desempenho dos colaboradores que influenciará a actividade. Isto é, os colaboradores comportam-se de acordo como percepcionam a comunicação interna e a maneira como são por ela influenciados.
A comunicação organizacional é o processo através do qual a informação é transmitida dentro da organização e a partir da qual se estabelecem relações entre os indivíduos. Este conceito leva-nos a perceber que existirão sempre, na mesma organização, contextos de comunicação formais e outros informais, derivando a primeira da estrutura organizativa e a segunda como algo não definido que se manifesta de diversas maneiras, através de rumores em fluxos de comunicação não controlado. Num ambiente organizacional onde a comunicação formal seja deficiente existe uma relação directa com o aumento da comunicação não controlada, podendo criar hostilidade e mau estar entre os colaboradores.
A comunicação organizacional é pois um processo social que permite influência interpessoal e percepção, estando directamente relacionado com a motivação dos colaboradores.
É por isso fundamental que, a comunicação formal seja passada de uma forma tão clara quanto possível e que os meios utilizados sejam os adequados. São 3 os processos de comunicação organizacional (segundo a sua orientação): descendentes; ascendentes e interactivos ou laterais.
Segundo Katz e Kahn (1978) existem 5 objectivos gerais da comunicação descendente: 1) fornecer instruções específicas acerca de tarefas; 2) fornecer informações sobre práticas e procedimentos organizacionais; 3) fornecer informações sobre objectivos; 4) fornecer feedback sobre o desempenho dos subordinados e 5) fornecer informação sobre a cultura organizacional para facilitar a adesão à organização.
A maioria das empresas em Portugal apenas parece preocupar-se com os dois primeiros e, geralmente, são condensadas e distorcidas conforme é passada pelos níveis hierárquicos.
Actualmente, devido á sua profusão, uma das barreiras comunicacionais que mais afecta as empresas é a utilização abusiva e desregulada dos meios internos de comunicação, mais concretamente aqueles que são mediados electronicamente, como é o caso do correio electrónico.
A utilização deste meio de comunicação tem como principais vantagens a rapidez na distribuição da informação tornando estas mais disponíveis, permitindo um acesso mais amplo e imediato e incentivando à partilha e participação no uso e complemento da informação.
A principal desvantagem é que se trata de um meio fortemente impessoal e quando usado, as pessoas, interagem directamente com a máquina. Devido a isso pode influenciar os aspectos mais emocionais da comunicação tornando as pessoas mais desinibidas e impacientes no que dizem, ficando mais críticos, insensíveis e incisivos.
Uma má utilização do correio electrónico leva a quebras de produtividade não negligenciáveis, à redução da comunicação face-a-face e a aumento dos riscos de conflito. Uma sobrecarga de informação pode dificultar a tarefa do destinatário em separar o importante do ordinário.
Quanto maior a organização mais acautelado deveria estar a utilização correcta dos meios de comunicação, do espaço e fluxo da informação. Isto parece não ocorrer, em parte devido à falta de planeamento e de organização mas também devido à falta de competências por parte dos emissores que assumem comportamentos individualistas e profissionalmente pouco éticos cuja consequência é alimentar os caprichos da organização informal.
As organizações apetrechadas de boas redes de comunicação e de trabalho tornam-se mais competitivas, menos burocráticas e com lideranças mais compreendidas e consideradas.
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